O arquivo de documentos originais é um ativo importante de qualquer empresa. É necessário trabalhar com ele de forma eficaz, cumprir os requisitos legais e garantir um armazenamento seguro. A perda de documentos geralmente leva a perdas diretas e indiretas.
A organização correta dos processos de arquivamento pode ser cara e o armazenamento de documentos em escritórios acarreta custos adicionais de aluguel.
Transferir documentos para armazenamento externo e terceirizar funções de gerenciamento de arquivos é uma tendência moderna que pode reduzir significativamente os custos totais de manutenção de um arquivo, proporcionando custos transparentes e melhorando a qualidade dos processos de muitas empresas.
Oferecemos as melhores práticas e tecnologias para sua empresa. Ao terceirizar para a ILS Brasil, você tem a certeza de que receberá a melhor qualidade e tecnologia disponível no mercado.
Guarda eficaz de documentos em armazéns de classe "A"
Oferecemos guarda altamente eficiente e segura para seus documentos em galpões especializados:
Armazéns / Galpões grandes
As instalações dedicadas para essa finalidade permitem um armazenamento mais eficiente. Isso nos permite oferecer aos nossos clientes um armazenamento de documentos altamente eficiente e, portanto, de baixo custo, sem comprometer a qualidade.
Preservação de documentos
A segurança dos documentos é garantida por rígidos padrões de condições de temperatura e umidade e sistema de prevenção de incêndio de acordo com os requisitos de arquivamento de documentos.
Acesso restrito e controlado
O acesso às instalações e à área de armazenamento de documentos é estritamente limitado por rígidos procedimentos de segurança e videovigilância 24 horas por dia.
Controle total sobre a movimentação de documentos em todas as etapas
Com nosso software RM-Keeper™, controlamos e rastreamos todas movimentações de documentos. Registramos os itens (caixas, pastas e documentos) ao longo de toda a cadeia de guarda: desde o momento da coleta no cliente até o armazenamento de longo prazo em nosso rack. A cadeia inclui todas as etapas do movimento: cliente, veículos de entrega, funcionários, áreas de trabalho e armazenamento final.
Fornecimento de uma conta individual para os seus funcionários
Nossos clientes têm acesso ao nosso sistema web RM-Keeper™, onde podem interagir diretamente com nossa empresa, durante toda operação de arquivamento. Isso elimina a necessidade de meios de comunicação desatualizados por e-mail ou telefone.
Nossos clientes podem solicitar o serviço ou documento necessário em poucos cliques diretamente do sistema.
Todos os documentos enviados, sua localização e status, podem ser visualizados e rastreados no sistema online e em tempo real.
Pesquisar documentos e solicitar vários tipos de serviços operacionais: coleta, entrega, pedido de cópias digitalizadas, destruição segura e muito mais.
Todas as informações estão sempre registradas e disponíveis, permitindo auditoria, compliance e relatórios analíticos.
Vantagens
Ausência de quaisquer despesas de capital para a compra de equipamentos e organização do arquivo
Controle total sobre o ciclo de vida do dos documentos: desde o envio, armazenamento, consultas e posterior destruição segura
Melhores práticas para organizar processos de armazenamento
Nossas Soluções
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Armazenamento de Documentos
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